ビジネスマナーの注意点|新人時代に好感度を上げるポイント5選

ルート営業のおすすめ理由

◆ この記事をおすすめする読者の皆様

● 「ビジネスマナーの基本ってどんなの?」と疑問を持つ新人ビジネスマン
● お客さんに会うときに気を付けるビジネスマナーって何?と思う新人営業マン

ビジネスマンの世界は学生生活とはマナーやルールが異なっています。学生気分を卒業してビジネスマンとして通用するビジネスマナー身に着けるれば、ビジネスが格段にやりやすくなります。

ヨシゴマ
ヨシゴマ

営業一筋20年のヨシゴマが営業マンがお客さんと接するときのビジネスマナーの注意点を中心に解説するよ

◆ この記事でわかること

● ビジネスマナーが必要な理由
● ビジネスマナーの基礎5選
● ビジネスマナーを学べるおすすめ書籍

◆ この記事の結論

● ビジネスマナーを守るとお客さんを安心させる
● ビジネスマナーは心得、外見、敬語、電話、メールなどで気を付ける

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なぜビジネスマナーが必要なのか?

学生時代にはビジネスマナーができていなくても周りの人たちと問題なくコミュニケーションができていたのに、なぜビジネスを始めた途端にビジネスマナーが必要になるのでしょうか?

それは、ビジネスマナーはお客さんや同僚との「共通言語」だからです。

ビジネスの世界では「ビジネスマンは〇〇なもの」という固定観念があります。いわば共通言語のようなものです。ですので、この固定観念から外れたビジネスマンに会うと異質なモノに出会った気持ちになり、どうやって対応するのか?を考えさせられます。

この「どうやって対応するか?」を考えさせることは相手に負担を与えます。一言でいえば「面倒臭いなぁ」って思われる原因になります。

ビジネスマナーを身に着けることでお客さんや同僚の考える負担や時間の負担を減らしてあげることができるようになれば、コミュニケーションがより円滑に進むようになるのです。

ビジネスは見た目よりも内面や仕事の成果の方が大切じゃないの?

もちろんビジネスの最終的な評価は仕事の成果で判断されます。ぶっちぎりの成果を出していればビジネスマナーの細かい点は問題にはなりません。

ただ、初対面では外見などの表面的な要素で判断されます。初対面では他に評価する仕事の成果がまだないからです。

第一印象でお客さんに食わず嫌いをされず受け入れてもらうためには、ビジネスマナーを身に着けることが近道になります。お客さんに受け入れてもらった後に、高いビジネス能力を披露します。

ヨシゴマ
ヨシゴマ

どんな美味しい食べ物でも、見た目が悪けば初めてのときには食べるのに勇気がいるのと同じことだよ

基本的なマナー

ビジネスマナーはビジネスのほぼすべての領域に存在しています。その中でもビジネスマンが絶対に抑えておくべき基本的な5つのマナーについて紹介します。

①ビジネスマンとしての基本的な心得を守る

挨拶は明るく元気にする

「挨拶は大切」とはだれもが子供のころから言われていることだと思います。ビジネスにおいてもかなり大切なことなので最初に紹介します。

挨拶そのものにはほとんど情報は含まれていません。「おはようございます」の言葉を聞いても何か新しい発見をできる人はいないでしょう。

しかし、挨拶は相手に対して「私はあなたに心を開いていますよ」というメッセージを送ることができます。明るく元気に挨拶をすることで相手に良いメッセージを送ることができます。

営業マンがお客さんに挨拶をするときには語先後礼(ごせんごれい)を意識するときれいに挨拶をしている印象を与えることができます。

語先後礼とはまずは相手を見たまま言葉で挨拶をして、間をおいてから頭を下げることです。頭を下げながら言葉を発するよりもかしこまった印象を与えることができます。

ヨシゴマ
ヨシゴマ

挨拶は相手に心を開いていることを伝えることができる重要な武器だよ

時間を守る

時間はビジネスにおいて最も貴重な資源の一つです。デキるビジネスマンほど時間を大切に使って効率よく成果を出すことに努力していると思ってください。

ビジネスではアポイントを取って、お互いの時間を拘束しあう約束をすることがあります。

アポイントは厳守しなければなりません。約束に遅れるのは相手の貴重な時間をムダにしているということを肝に銘じましょう。

とはいっても、不慮の事故によりどうしても遅れてしまう時もあります。どうしても遅れるときには次のビジネスマナーを必ず守るようにします。

万が一遅れるときの連絡のマナー
  1. 遅れることが分かった時点で必ず相手に連絡を入れる
  2. 日程を変更するか、遅れてでも到着した方が良いかを確認する
  3. 遅れてでも到着する場合は絶対に到着できる余裕を持った到着予定時間を伝える

意外と誤解しやすいのが3番目の遅れて到着するケースの対応方法です。

遅刻をしてしまう罪悪感からなるべく早い時間を伝えたくなりますが、ギリギリの設定では再び遅刻をするリスクがあり相手に迷惑を重ねてかけてします。これは最悪な対応です。

余裕を持った時間を伝えて、少し早めに着く方が相手にとってメリットがあるので、焦る気持ちを抑えて絶対到着できる時間を伝えるようにしましょう。

報連相を日常的に実施する

新人ビジネスマンは勝手に判断せず上司や先輩に確認をすることが大切です。上司や先輩に確認をするときに必要なのが報連相(ホウレンソウ)で、「報告」「連絡」「相談」の1文字を取っています。

◆報告:担当している業務の経過や結果を知らせることです。定期的な進捗の報告に加えて、ミスやトラブルが発生した際に状況の報告を行います
◆連絡:関係者に対して情報を共有することです。
◆相談:担当業務の進め方に迷った時やミスやトラブルが発生した際に上司や先輩の判断を仰ぐことです。

報連相がしっかりできると不要なトラブルを避けることができるだけではなく、上司や先輩から「あいつは仕事を安心して任せられる」というありがたい評価をもらえるきっかけにもなります。

報連相をする適切なタイミングは?
新人ビジネスマン
新人ビジネスマン

報連相はトラブルが起こったときにだけすればいいんじゃないの?

ヨシゴマ
ヨシゴマ

仕事を任せている上司や先輩は「任せて大丈夫かな?」って内心では思っているので通常時でもこまめに報告した方がいいよ

任された仕事があるときには特に問題がないときでも定期的に報連相をして、上司や先輩から「あれどうなっている?」と進捗の確認をさせないようにします

自発的に定期的に報告すれば、上司や先輩は任せた仕事の進捗管理ができるだけではなく、次のように考えられるようになります。

上司
上司

問題が特にないときでも進んで報告をしてくれるから、何かトラブルがあればすぐに報告してくれるだろう

つまり、あなたには「安心して仕事を任せても大丈夫」と思ってもらえるようになります。というのも部下に仕事を任せている上司や先輩が避けたいのは次のようなことです。

上司や先輩が避けたいこと
  • 仕事の進め方が間違っていて時間を浪費してしまっていたことが後で発覚する
  • ミスやトラブルに早期に対応ができずに大事になっていることが後で発覚する

上司や先輩は間違いやトラブル対応のミスが「後で発覚する」ことを避けたいと考えています。もっと早く知っていたら何とでも対応ができたのに、こじれてしまってからでは対応にかかる時間もコストも膨大になってしまうことがあります。

以上の理由から、トラブルがないときでも報連相をしっかりしてくれる新人ビジネスマン安心して仕事を任せることができると思われるようになります

報連相は上司や先輩のためだけではなく、自分の評価を上げるためにも積極的に行うべきビジネスマナーです。

相手に伝わりやすい報連相のやりかた

ビジネス会話は日常会話とは話し方が違います。

報連相などビジネス関連の話をするときには次のポイントに気を付けて話すと、短時間で相手に要点を伝えられるようになります。

ビジネス会話のポイント
  • 結論から話す
  • 事実と意見を切り分けて話す

ビジネス会話では結論から話すことが鉄則です。冒頭に結論を聞けば、相手はこれから報告される内容の概略や自分に求められていることが分かるのでポイントを絞りながら話を聞いたり考えることができます。

結論を話すときには「話すことのポイント」と「相手に何をして欲しいのか?」を話すようにします

● 話し手「トラブルが発生したので対応策を相談させて下さい」
⇒聞き手「トラブルの内容をよく聞いて、対応策を思いつくようにしよう」
● 話し手「本日の業務の進捗状況を報告させてください」
⇒聞き手「特に問題はなさそうだな。進捗に気になることがあったら指摘しよう」

結論を先に聞いておけば効率よく考えることができるようになります。小説では起承転結の順で話を進めますが、ビジネスでは「結」を最初に話してネタバレをさせてから話すようにします。

このように「結論」をネタバレさせてから話す方法を取り入れた話し方は、PREP法として知られています。PREP法の概要は次のようになります。

  • P=Point (結論)
  • R=Reason(理由)
  • E=Example(事例、具体例)
  • P=Point (結論を繰り返す)

時系列に沿って話をするよりも、結論を最初に話して理由、具体例で説明をして、最後にもう一度結論を繰り返すほうが相手に伝わりやすくなります。

ヨシゴマ
ヨシゴマ

小説は起承転結の「転」でのどんでん返しが醍醐味だけど、ビジネス会話ではどんでん返しは要らないよ。さっさとネタバレさせてから話そう!

メモを取る

新人ビジネスマンは仕事に慣れていないので覚えることが多くあります。教えられたことをすべて暗記することはできないので必ずメモを取るようにします。

人の記憶について調べた有名な実験結果にエビングハウスの忘却曲線があります。

20分後に42%を忘れる
1時間後に56%を忘れる
9時間後に64%を忘れる
1日後に67%を忘れる
2日後に72%を忘れる
6日後に75%を忘れる
1か月後に79%を忘れる

このデータからわかるように、人の記憶力はあてになりません。必要なことはメモをとって必要な時に見返すようにします。定期的に見直せば記憶への定着率も上昇します。

メモの中には覚える必要のないものもあるので、実務で使わないものは忘れても大丈夫です。

ヨシゴマ
ヨシゴマ

教える側にとってもメモを取りながら聞いてくれる姿勢は安心感があるよ

②服装や外見を整える

ビジネスマンの服装や外見は絶対的な正解はありません。相手(特にお客さん)から受け入れてもらえるかどうか?によって決まります。

どのような服装や外見が受け入れられるのかは業界にもよるので一概には言えませんが、一般的な消費者をお客さんにする場合を例にビジネスマンに望まれる服装や外見を紹介します。

髪、ひげ

業界にもよりますが、長い髪は清潔感が、明るい色の髪は誠実さが低いとみなされる傾向にあります。どの業界でも、寝ぐせや無精ひげは自己管理能力の低さを連想させるので気を付けましょう。

シャツ

白色が一般的です。こまめに洗濯をして汚れやしわが付かないようにします。

サイズは自分の体に合った大きさのものを選びます。すべてのボタンを留めて指が1本入るくらいの余裕があるものが体に合ったサイズです。大きすぎるシャツや小さすぎてすべてのボタンを留められないシャツはネクタイの崩れにつながり、だらしない印象を与えます。

スーツ

スーツのサイズは肩幅の広さに合わせ、落ち着いた色とデザインのモノを選びます。

ビジネスマンにとってスーツは作業着です。体に合ったサイズとデザインのスーツを身に着けているとお客さんからの印象が良くなります。

オーダーメイドのスーツは昔は高価でしたが、今では30,000円前後から購入できるので購入をおすすめします。ネットで簡単に購入ができるうえ、ジャストサイズ保証がついているショップもあるので安心して注文できます。

▼おすすめショップ Suit Ya

靴下

シャツと違って白色はNGです。黒や紺の濃いめの色にします。丈の長さが十分にあり、座った時にスネが見えないように気を付けます。

スーツの色に合った派手すぎないデザインのモノを選びます。

「身だしなみは足元から」ともいわれるので靴はこだわりを持って、きれいに磨いておくとよい印象を与えることができます。また、営業マンは歩く機会が多いためかかとが擦り減りやすく、靴は消耗品になります。

カバン

スーツの色に合ったものを選びます。ビジネスバッグのタイプは大きく分けて3つあります。

ビジネスバッグのタイプ
  • ブリーフケース:ビジネスバッグの定番タイプです。
  • 3WAYバッグ:自転車通勤者の増加に伴い最近人気のタイプです。
  • トートバッグ:カジュアルな印象が強くなりますが、デザインによってはビジネスでも使えます。

営業マンはお客さんに紹介するための資料を持ち歩くのでA4サイズの資料が十分に入るものを選びます。

また、商談のときに地面に置いたカバンが倒れてしまうのはNGです。底マチがあって自立できる素材で作られているものがおすすめです。

引用 ©2017 BUSINESS LEATHER FACTORY

素材は布製、ナイロン製等のいずれでも構いませんが、牛本革を使用した製品は落ち着いた雰囲気がありビジネスマンにはおすすめのアイテムになります。

▼ おすすめショップ ©2017 BUSINESS LEATHER FACTORY

時計

派手なデザインのモノは避けるようにします。極端に高価な時計も若手ビジネスマンには不釣り合いと思われることがあるので避けたほうが無難です。

スマホが普及し腕時計の必要性を感じない人も増えていますが、スマホのない時代から長く働いてきた人がお客さんになるときには腕時計をしていないことに違和感を感じられる場合があります。

お客さんの感性に合わせた身だしなみを心がけましょう。

タバコ

全世界的に喫煙者に厳しい目が向けられるようになっており、ビジネスの世界も例外ではありません。

タバコを吸わない人はタバコのにおいに敏感です。また、たばこのにおいが嫌われることに加えて、喫煙者であることは自己管理ができていない印象を与えます。

体型

極端な肥満は自己管理ができていない印象を与えます。

不摂生な生活を避け、適切な運動をして体型を保つ努力をする方がお客さんから好感が持たれやすくなります。

ヨシゴマ
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ちょっとした気配りで相手に好印象を与えることができるようになるよ

③敬語を正しく使う努力をする

新人ビジネスマン
新人ビジネスマン

学生時代には敬語なんて使ってこなかったからうまく使えないよ・・・

新人ビジネスマンがもっとも苦労するのは敬語ではないでしょうか?

正しく敬語が使えることがビジネスマンに求められる姿です。しかし、学生時代に正しい敬語を身に着けている人はほとんどいので、新人ビジネスマンの頃には多くの人が苦労をします。

敬語を話せる技術はもちろん大切ですが、敬語を話そうとするマインドはもっと大切です!

たとえ正しい敬語を使えなくても「相手を大切に思い、敬語を使おうとする姿勢が相手への敬意になる」ことを忘れないでください。つまり、多少言い回しが間違っていても相手に対する敬意があれば激怒するお客さんはそうはいません。気持ちはちゃんと伝わります。

一方で、表面的な言い回しは正しいけれど心の底ではお客さんを小馬鹿にするような思いと人は必ず感づいてしまうものです。

以上の理由から次のようなステップで敬語を身につけることをおすすめします。

おすすめのステップ
  1. お客さんや同僚の役に立ちたいというマインドを鍛える
  2. 敬語を使いこなすスキルを磨く

ちょっとスピリチュアルな話ですが、まずはマインドでそのあとにスキルの順で身につけることがポイントです。

お客さんや同僚の役に立ちたいと真摯に思っていれば、ぎこちない敬語でも敬意は伝わります。

また、敬語はビジネスマンとして働いていれば自然と身についていきますが、本を使ってまとめて覚えれば短期間に効率的に身につけられます。

ヨシゴマ
ヨシゴマ

お客さんや同僚のために敬語を勉強しようとするマインドも持つべきだよ!

▼ 敬語を勉強するときのおすすめ書籍はコチラ!!

④電話の受け答えを適切に行う

新人ビジネスマン
新人ビジネスマン

電話対応って緊張するんだよね。どんなポイントがあるんだろう?

新人社員の頃には電話番をさせられることもあると思います。

対面で話すときとは異なり、電話では視覚的な情報がないためコミュニケーションが難しく感じるかもしれません。

ビジネスで電話を使う時には次のことに注意をします

ビジネス電話の注意点
  • 「もしもし」とは言わない
  • 必ずメモを準備し、相手の名前や所属、取次先や用件をメモする
  • 聞き取れなかった場合は勇気を出して「恐れ入りますが、もう一度〇〇をおっしゃって頂けますか?」と必ず聞き返す
  • 相手が電話を切ってから自分も切る

慣れてしまえば電話のマナー自体はそんなに難しいことはありません。

電話での対応に苦手意識を持つ理由は、電話口のお客さんから商品に関する細かい質問をされテンポよく答えられないことが一因になります。お客さんも電話口にいるのが新人ビジネスマンとは思わないのでガシガシと質問をしてきます。

商品知識を増やしたり、質問のパターン別の対応マニュアルを準備しておけば苦手意識は薄らぎ、落ち着いて対応ができるようになります。

ヨシゴマ
ヨシゴマ

パターン化できる部分が多いので基本の型を作ったうえでの実践トレーニングがおすすめだよ

⑤メールをわかりやすく書く

新人ビジネスマン
新人ビジネスマン

SNSやSlackは使っているけどビジネスメールとは何が違うの?

相手が読んだときに分かりやすいメールは相手の時間を節約するので評価されます。

ビジネスメールにはお約束の型があります。お約束の型を踏まえたうえで要点が分かりやすいように書くことが大切です。

わかりやすいメールの特徴

わかりやすいビジネスメールの特徴は次のようになります。

  • タイトルを読んだだけで用件がわかる
  • 内容がPREP法で書いてある
  • 文章全体が簡潔にまとめられている

ビジネスでは多くのメールがやり取りされますが、そのうち80%は不要なメールと言われています。

ビジネスでは1つ1つのメールにじっくり目を通す時間はないので、タイトルを読んだだけで用件がわかるようにしておきます。こうすれば、相手がメールを開く前に「読む」「読まない」を判断できるようになります。

さらに、内容は結論を先に書くPREP法で書き、冒頭だけを読めば用件がわかるようします。必要なら最後まで読んでもらえるので、簡潔に要点をまとめて書くことで相手の時間を節約することができます。

ヨシゴマ
ヨシゴマ

相手が時間を掛けずに情報を取り出せるるように工夫をするんだよ

ビジネスメールのお約束の型

メールを受け取った相手が時間をかけずに情報を取り出せるように、ビジネスメールではどこに何を書くかが基本的に決まっています。

①件名:メールの内容、重要度を書く
②宛名:相手の会社名や所属、名前を書く(誤送信をしていないかがわかる)
③挨拶:挨拶文、自分の会社名、所属と氏名を書く
④用件:用件をPREP法で結論から書く
⑤締めの挨拶:通例として記載する
⑥署名:連絡先(会社名、部署、住所、電話番号、メール、FAX等)を書く

ヨシゴマ
ヨシゴマ

ビジネスメールは簡潔かつ効率的に情報を交換できるように書くんだよ

宛先の3つの種類

メールの宛先には3種類あるので使い分けるようにします

用途備考
TO必ず読んでほしい人基本的な送信先
CC一応知らせておきたい人読んでくれない場合もある
BCC他の人に知らせずに伝えておきたい人TOやCCの人からはBCCの送信対象はわからない

必ず読んでほしい人は「TO」に、一応知らせておきたい人は「CC」に、他の人に知らせずに伝えておきたい人は「BCC」で送ります。

ヨシゴマ
ヨシゴマ

伝達する情報の用途によって宛先の種類を変更するんだよ

おすすめの一冊 入社1年目 ビジネスマナーの教科書

ビジネスマナーを学ぶなら「入社1年目 ビジネスマナーの教科書」(金森たかこ、プレジデント社)がおすすめです。

ビジネスマナーを体系的にまとめてあり、入社1年目だけでなく2年目以降でも学ぶことの多い一冊です。

まとめ

ビジネスマンが必ず身に着けておきたいビジネスマナー5選を紹介しました。

  • ビジネスマナーを身に着けることでお客さんや同僚とのコミュニケーションが円滑になる
  • 「心得」「服装」「敬語」「電話」「メール」などの分野のマナーを身に着ける
  • ビジネスマンは日々学び続けることで希少価値の高い存在になる可能性が高くなる

ビジネスマナーは相手の負担を減らすために身につけるものだということを忘れないようにします。

最後までお読みいただきありがとうございました。

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