● お客さんや上司から「言いたいことが分からない」「整理して話して」と言われることがある
● 相手に分かりやすく話すにはどうしたらいいだろうか？と思う ことがある
ビジネスでの会話と一般日常での会話では目的が異なり話し方も変化しますが、意識をしていないと上手く話すことはできません
営業歴２０年のヨシゴマがビジネスで使える話し方を解説します
◆ この記事をおすすめする読者の皆様
ビジネスで使える話し方の基本の型を知りたい人
◆ この記事でわかること
ビジネスでの話し方で気を付けることと具体的な話し方
◆ この記事の結論
ビジネスではPREP法で話すことをおすすめします
PREP法で話す ～分かりやすく伝えるための技術～
分かりやすく話すためにはどんなことに気を付けたらいいんだろう？？
お客さんや上司に分かりやすく話すためにはPREP法（プレップホウ）で話すのがおすすめです
PREP法は次のような順番で話す方法で、最初と最後に結論を話すことが特徴です
- P＝Point （結論）
- R＝Reason（理由）
- E＝Example（事例、具体例）
- P＝Point （結論を繰り返す）
この話し方では話の冒頭に今から何を話すつもりなのか？をダイジェストで話すので、聞く人は話の概略が分かり理解しやすくなります
何の話をするのかが分かっていたら聞く人が心の準備ができるようになるよ
小説は「起承転結」、商談は「結」から話す
商談は小説とは異なり聞き手をビックリさせるような大どんでん返し（「転」）を準備する必要はありません
むしろ、大どんでん返しはそれまでに聞いていた前提が一気に覆ってしまうので、最初に話してしまうようにします
例えばこのようなケースです
起：私が担当しているA社の窓口のBさんとメールで連絡を取っています
承：普段はBさんが窓口なんですが、先週はBさんが休みだったのでCさんに電話で相談のうえで納期に一括では間に合わないことを連絡をして２回に分けて納品することを伝えました。Cさんからは「Bさんにも連絡しておくから、２回に分けた納品でも良い」と言われました
転：今週になってBさんから連絡があり「納期の変更は聞いていない」と言われ一括納品を求められました
結：A社への納品が遅れトラブルになっています。どう対応したらよいでしょうか？
（前置きが長くて説明が分かりにくいよ・・・）もう一度話して。
時系列に沿って話すとトラブルの概要がわかるのが話の後半になるので重要な情報を聞き逃してしまいやすくなります
そのため、ビジネスではいきなり結論を話して話のポイントを想定しやすくすると伝わりやすくなります
A社への納品が遅れトラブルになったので対応を相談させて下さい。経緯は・・・
トラブルの対応策の決定と原因究明による再発防止策の構築が必要だな
このケースでは、上司は最初にトラブルの概要を聞いているので
● 対応策の決定のために「事実関係」と「効果的な打開策」を考えながら聞ける
● 再発防止策の構築のために「トラブルのミスの原因」を考えながら聞ける
といったように、ポイントを絞りながら話を聞くことができるようになります
その後、PREP法で次のように話します
P（Point:結論）：A社の担当者と連絡にミスがあり納品期限に問題が生じています
R（Reason：理由）：通常の担当者が不在の期間に代理の担当者に分割納品を相談し了解を得ていましたが、通常の担当者に伝わっていなかったようで一括納品を指示されました
E（Example：事例）：通常担当のBさんは先週は休みでした。代理のCさんからは「Bさんにも連絡しておくから、２回に分けた納品でも良い」と言われました。今週になりBさんから「納期の変更は聞いていない」と言われています
P（Point:結論）：A社の担当者と連絡にミスがあり納品期限に問題が生じているのでどう対応したらよいでしょうか？
最初に結論を話すと集中して聞くべきことと聞き流していいことが分かるようになります
お客さんに商品を紹介する場合でも結論を最初に話す方が伝わりやすくなります
●この商品は多くのお客様から次のような点が評価されています。たとえば・・・
⇒お客さん「高く評価されている特徴を紹介してくれるんだな」
●他のお客さんもお値段が安くないと思われますが、実際に使われるとこんな感想を持たれることが多いです・・・
⇒お客さん「他のお客さんが費用対効果をどう考えるているのかを紹介するんだな」
時系列の通りに話すことが必ずしもわかりやすい紹介方法ではないんだよ
お客さんによってはPREP法は使わない方が良いときもある
ビジネスではPREP法で話すのが正解なんだね！全員にPREP法で話すぞ～
社内はともかく、お客さんに対しては相手にあわせる方が優先だよ
ビジネスではPREP法で話すのが伝わりやすい話し方です
ただし、お客さんによっては結論をいきなり伝えられると思考が停止してしまう人もまれにいるのも事実です
その場合には初めから順番に伝えるようにします
このケースでは多くの場合でもう一度おなじ話をさせられることになりますが、お客さんに理解してもらえることが最優先なので仕方がないと諦めます
PREP法で話すのが基本だけど、相手を見ながら話し方を変える臨機応変な対応が必要だよ
PREP法で考えると思考が整理されやすくなる
PREP法を心がけると自分の考えを論理的に整理する習慣がつきます
PREP法で話すには時系列に沿って話すよりも情報の整理や優先付けを行う必要があるからです
たとえば、アタマの中で「要点はこれ」で「理由はこれで」「理由に説得力を持たせるための根拠はこれ」と情報の整理をします
このようなアタマの使い方は論理的な思考には必要不可欠です
PREP法で話す習慣をつけると話す技術も考える技術も一石二鳥で磨かれるよ
おすすめの一冊 すぐできる!論理的な話し方: 話の組み立て方が上手になるPREP法の使い方
PREP法で話すための話の組み立て方について解説した「すぐできる!論理的な話し方: 話の組み立て方が上手になるPREP法の使い方」（大嶋友秀、日本能率協会マネジメントセンター）がおすすめの一冊です
各章に具体例と解説があるのでとても分かりやすい内容になっています
この本を読んだうえで日常的にPREP法で話す実践練習を積んでいけば必ず成果が現れるとおもいます
まとめ
ビジネスではPREP法で話すことに多くのメリットがあることを紹介しました
- 相手に伝えるポイントを最初に伝えるので伝わりやすくなる
- PREP法で話すためにアタマを使うことで論理的思考が鍛えられる
時系列に沿ってダラダラと話さずに、一度自分のアタマでかみ砕いて順番を入れ替えて話すと伝わりやすく話すできるビジネスパーソンに近づきます
最後までお読みいただきありがとうございました
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