うまいタイムマネジメントの原則|優先順位を意識した管理のポイント

ルート営業のおすすめ理由

営業マンとして働いていると一日中いろいろな業務があってバタバタしますよね。

この記事は「なんだかずっと忙しい」って状態の新人営業マンの方に向けた内容です。

時間をうまく使って『よくわからないけど毎日が飛ぶように過ぎていく』状態から抜け出すために参考になった情報をお伝えします。

スポンサーリンク

もっとも大切なのは「やらないことを決めること」

業務が立て込んで忙しい時にどんな対応をしますか?

  • 時間をかけて片っ端から取りかかる
  • まわりの人に協力を依頼する
  • 効率的に作業ができるような方法を考える

これらの対応では不十分です。

大切なのは優先順位の低い作業に使う時間を無くすことです。

タイムマネジメントの考え方として参考になるのは鬼速PDCA(クロスメディア・パブリッシング)の一節です。

タイムマネジメントといっても方法は3つある。

① 捨てる

② 入れかえる

③ 圧縮する

あくまでも、この順番で行うことがポイントだ。

鬼速PDCA 
created by Rinker
¥1,628 (2022/05/21 22:22:27時点 楽天市場調べ-詳細)
created by Rinker
¥1,408 (2022/05/21 22:22:27時点 楽天市場調べ-詳細)

注目してほしいのは、まず何よりも「その仕事をなくしてしまうことはできないか?」という視点で判断をしてみるところです。

名著「論点思考」でも同じようなことが書かれています。

ビジネスにおいて本当に大事なことは「やらないことを決めること」である。

論点思考 BCG流問題設定の技術 

これらの考え方に共通するのは、「やることなのかどうかをまず判断して、やらなくていいことには時間を投資しない」ということです。

ちょっと前に流行った「断捨離」ってやつですね。

個人的に断捨離してよかったものは、、、「残業をやめて朝活にシフト」と「社内の飲み会」でした(笑)

時間を効率的に使うには、まずやらないことを決めることから始める。

ムダなことを効率的にやるほどムダなことはない

優先順位が低い仕事を「捨てる」ことを積極的に行うとなんとなくネガティブな印象を受けたり、周囲との関係がギクシャクしてしまうのではないか?と心配をすることもあるかと思います。

そして、折衷案として

与えられた仕事の意味を考えるよりもムダな仕事でも効率的に終わらせて、残った時間でほかの仕事もやってしまえばいいんじゃない?

という発想が出てくることがあります。

元・トヨタ自動車の大野 耐一氏はこんなことを言っています。

「無駄なこと」を効率的にやるほど「無駄なこと」は無い

大野 耐一

本質を突いた本当にいい言葉だと思います!!

ムダなことを効率的にやることは、最終的には企業にとって何のメリットもないムダな作業なのでなくす努力をすることを強く勧めます。

ムダなことを効率的にやるのは一番ムダ。さっさと断捨離すべし!!

緊急度と重要度のマトリックスから中長期目線で時間管理をする

ムダな仕事をやめるにしても、任されていたタスクを締め切り直前になって『これはやる意味がないと思います』なんて言い出したらもちろん問題になります。

タイムマネジメントは緊急度と重要度の観点から中長期の目線で考えることが有用です。

タスクは基本的に緊急度が低い状態から時間の経過とともに緊急度が上がっていきます。

タイムマネジメントのポイントは領域AとC(緊急度 高)の部分にタスクが入ってこないように、領域BとDにあるうちから対応をしておくことです。

領域BとDにあるタスクであれば「やめる」対応も取りやすくなりますし、重要なタスクにはしっかりと時間をかけて対応ができます。

企業で働いていて、上司などから領域AとCのタスクを突然任されてばかりいるのであれば、安請け合いをすることを「やめる」ことが必要になります。

手持ちのタスクの緊急度が上がらないように中長期の視点で対処する

おまけ もっとも貴重な資産は「時間」

人生におけるもっとも貴重な資産って何でしょうか?

もっとも貴重な資産?

お金とか証券とか不動産なんかのことじゃないのかな?

確かにお金も大切な資産すが、時間はもっと貴重な資産です。

1年間に与えられている時間は8,760時間で、時間の使い方には大きく分けて2つの使い方があります。

  • 消費する時間
  • 投資する時間

消費する時間と投資する時間の違いは、「自分の目標の達成にとって意義があるかどうか」です。

例えば同じようにゲームに時間を費やす場合でも、ただその時の楽しみのためだけなら、その時間は「消費」ですが、将来e-Sportsの選手になることを目標にしているのであれば、その時間は「投資」になります。

目的を達成するために必要な時間は一般的に次のように言われています。

目標必要な時間(目安)
プロフェッショナル10,000時間
大学合格(高校3年間)4,000時間
パイロット(定期運送用・回転翼航空機/飛行時間)1,000時間

いずれの目標にしても多くの『時間を投資』することが必要なので、時間をしっかりと管理する技術は目標達成には大切なスキルです。

まとめ

タイムマネジメントの重要性についてまとめてきました。

  • 時間を効率的に投資するためには、やらないことを決めることが最優先
  • 無駄なことを効率的にやることが、最も大きな無駄
  • 時間の使い方には『投資』と『消費』があり、目標達成には『時間の投資』が必要
  • 緊急度の高い仕事が増えないように中長期の視点で対処する
  • 人生のもっとも貴重な資産は『時間』である

忙しい毎日から抜け出すためには、中長期の視点に立ち、やらなくてもいいことを「勇気をもって思い切ってやめてしまう」ことがとても大切です。

最後までお読み頂きありがとうございました。

コメント

タイトルとURLをコピーしました